Di kepala saya, orang dewasa itu harus sempurna. Tidak boleh salah. Tidak boleh lupa. Tidak boleh tidak bisa. Apalagi, khususnya dalam pekerjaan.
Hello… tidak ada yang benar-benar sempurna.
Pekerjaan tidak selalu berjalan sesuai rencana, keputusan tidak selalu tepat, dan diri kita sendiri pun masih terus belajar dari kesalahan sebelumnya.
Ada hal yang jauh lebih masuk akal untuk dilakukan daripada mengejar kesempurnaan, yakni menjadi sedikit lebih baik dari hari kemarin.
Belakangan ini, saya mulai memahami sebuah konsep tentang bagaimana menjadi project manager untuk diri sendiri.
Ternyata, banyak sekali faktor yang dapat memengaruhi terjadinya human error. Dua di antaranya adalah kelelahan dan beban kerja yang terlalu banyak.
Lalu, apa yang bisa dilakukan agar kita bisa menjadi sedikit lebih baik?
Bagaimana ketika to-do list sudah menumpuk dan seketika kita merasa kewalahan bahkan sebelum mulai bekerja?
Bayangkan ada 78 tugas yang sedang berjalan, 11 tugas terlambat, dan puluhan daftar lain yang masih harus diselesaikan. Jika target kita adalah “kesempurnaan”, menyelesaikan semuanya sekaligus tanpa cela dalam satu hari, maka kita hanya sedang menjebak diri sendiri dalam stres dan burnout.
Salah satu tools yang dikembangkan oleh Excellent, baik untuk diri sendiri maupun pekerjaan, adalah Kaizen.
Kaizen: Perbaikan Berkelanjutan, Bukan Kesempurnaan Instan
Kaizen adalah istilah dalam bahasa Jepang yang berarti perubahan menuju lebih baik atau penyempurnaan terus-menerus.
Filosofi ini mengajarkan tentang kemajuan tidak didapat dari lompatan besar yang sempurna dalam semalam, melainkan dari langkah-langkah kecil yang konsisten dan dilakukan setiap hari.
Menjadi sempurna? Mana mungkin.
Namun, menjadi 1% lebih baik setiap hari sangat mungkin dilakukan.
Mengejar kesempurnaan itu Jebakan. Kenapa?
Ketika melihat angka seperti 78 tugas yang aktif, otak kita bisa memprosesnya sebagai beban yang sangat besar. Karena takut tidak bisa membereskannya dengan sempurna, kita justru menunda-nunda untuk memulainya.
Fokus pada hasil, bukan proses. Ekspektasi yang terlalu tinggi membuat kita tidak menikmati proses belajar dan perbaikan kecil yang sebenarnya sedang terjadi.
Mengabaikan progress kecil. Berhasil menyelesaikan 5 dari 10 tugas sering kali dianggap sebagai kegagalan jika standar kita adalah 100% sempurna. Padahal, 5 tugas yang selesai tetap merupakan sebuah kemajuan nyata.
Misalnya, ada proses kerja yang setiap hari dilakukan dengan cara yang sama. Awalnya tidak terasa bermasalah. Tapi setelah beberapa waktu, kita mulai sadar ada langkah yang sebenarnya bisa dipersingkat.
Atau ada pekerjaan yang setiap kali dilakukan selalu menimbulkan masalah yang sama.
Daripada setiap kali hanya berkata, “Ya, memang dari dulu begini” mungkin kita bisa bertanya, “Memangnya harus selalu begini?”.
Pertanyaan sederhana itu bisa menjadi awal dari sebuah perubahan.
Lalu, Bagaimana Mengaplikasikan Kaizen?
Ketika saya melihat dasbor kerja yang penuh dengan tenggat waktu, saya mencoba menerapkan Kaizen dengan cara yang sederhana:
1. Pilih satu langkah terkecil.
Jangan tatap angka 78. Pilih satu tugas terkecil yang bisa diselesaikan dalam 5–10 menit ke depan, lalu eksekusi.
2. Rayakan angka yang berhasil diselesaikan.
Fokus pada indikator keberhasilan kecil, seperti angka 30 tugas selesai di dasbor, sebagai bukti bahwa kita sedang melangkah maju.
Dan jangan lupa, rayakan dulu. Mau ngobrol sebentar, nyanyi-nyanyi, ngopi, atau sekadar bilang ke diri sendiri, “Yes, satu lagi selesai!” juga boleh.
Menyelesaikan sesuatu, sekecil apa pun, tetap layak diapresiasi.
3. Evaluasi dan perbaiki siklus kerja.
Jika ada tugas yang terlambat, daripada menyalahkan diri sendiri, tanyakan “Proses apa yang bisa diperbaiki agar besok berjalan lebih lancar?”
Tidak apa-apa jika hari ini belum semua hal terselesaikan. Yang terpenting bukanlah seberapa cepat kita mencapai garis akhir, melainkan apakah kita terus melangkah dan membenahi diri secara konsisten setiap harinya.
Mungkin hari ini hanya satu tugas yang selesai.
Besok mungkin dua.
Lusa mungkin kita menemukan cara yang membuat pekerjaan menjadi lebih mudah.
Kecil? Iya.
Tapi bukankah perubahan besar juga sering kali dimulai dari sesuatu yang kecil?
Menjadi sedikit lebih baik daripada kemarin? Kenapa tidak?.